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今回は、次のポイントについて見ていきましょう。

1. はじめに

2. なぜ多くのワークフローの構築は、依然として不完全な感じがするのか

3. 本当の問題はワークフローの欠如ではなく、流れが乱れていることにある

4. 早急な対応が必要な6つのワークフロー分野

5. 多くの企業が依然として苦戦している点

6. Business Centralの機能の範囲内で済ませるべき場合と、機能を拡張すべき場合

7. 多くのチームが見落としている、より重要な変化

8. おわりに

はじめに

ERPシステムを導入している企業の多くは、自社の業務プロセスがすでに体系化されていると考えています。発注書が作成され、承認が行われ、請求書が仕訳され、レポートが生成されます。表面的には、すべてが管理されているように見えます。しかし、よく観察してみると、別の現実が浮かび上がってきます。

承認の進捗状況はWhatsAppやメールで確認されます。各チームは手作業で状況を確認し続けています。遅延は「当たり前」として受け入れられています。そして、何か問題が発生しても、作業が完全に停止してしまうまで誰も気づかないのです。  

これはシステムの問題ではありません。ワークフローの不備による問題です。

そして、まさにそこが、 Microsoft Dynamics 365 Business Central のワークフロー自動化が真の効果を発揮する点です。それは、新しいプロセスを追加するのではなく、既存のプロセスの周囲に潜む目に見えない非効率性を解消することによって実現されるのです。

なぜ多くのワークフローの構築は、依然として不完全な感じがするのか

簡単な例を挙げてみましょう。発注書が作成され、承認のために送付されます。この場合、次のように進むはずです。

• 承認者に即座に届きます 

• 承認担当者が確認し、承認する 

• システムは次のステップに進む 

実際には次のようなことが起こります。

• 承認者はその依頼に気づかない 

• 依頼者は手動でフォローアップを行う 

• 承認が数時間から数日遅れる 

• この遅延について、誰も明確な把握ができていない 

ERPは取引を処理しました。しかし、その周辺の業務はどうでしょうか？　依然として手作業のままです。システムの機能と実際の業務遂行との間にあるこのギャップこそが、非効率性の大部分が生じている場所なのです。

本当の問題はワークフローの欠如ではなく、流れが乱れていることにある

ほとんどのチームでは、すでにワークフローが設定されています。問題は次の通りです。

• 信頼できない 

• 可視化できない 

• システム同士がつながっていない 

そして何よりも重要なのは、それらが依然として人間の記憶やフォローアップに依存しているという点です。企業が時間を浪費し始めるのは、大きな失敗ではなく、こうした些細な遅れが繰り返される場面なのです。

早急な対応が必要な6つのワークフロー分野

すべてを自動化しようと試みるのではなく、作業が繰り返し滞っている部分に焦点を当てるほうが賢明なアプローチです。ワークフローの自動化が実際に成果をもたらす分野について、順を追って見ていきましょう。

1. 追跡する必要のない承認ワークフロー 承認自体が問題になることはめったにありません。問題となるのは遅延です。多くの組織では

• 承認はメールやTeamsを通じて行われ 

• 保留中のリクエストの状況が把握できない 

• フォローアップはプロセスの一部となる 

では、Business Central 内で同様の設定に置き換えてみましょう。

• リクエストは自動的にルーティングされます 

• 承認者は即座に通知を受け取ります 

• 遅延が発生した場合、エスカレーションが行われます 

• ステータスはリアルタイムで確認できます 

承認そのものについては何も変わりません。しかし、かかる時間は？ 大幅に短縮されます。これは通常、ワークフローの自動化において最も大きな効果をもたらす出発点となります。

2. 作業の停滞を防ぐ通知： 驚くほど多くの遅延は、単に誰かが何かが変更されたことを知らなかったというだけの理由で発生しています。

• 承認待ちの案件が見過ごされる 

• 文書が更新されても関係者に共有されない 

• システムの問題が発生しても検知されない 

ユーザーに「確認」を任せるのではなく、システム側が通知を行うべきです。適切に設計された通知ワークフローにより、以下の点が確保されます。

• ふさわしい人は、ふさわしいタイミングでそれを知る 

• フォローアップは自動的に減る 

• 部門間の連携関係が明確になる 

これは自動化というよりも、むしろ可視化の問題です。

3. エラーを早期に防止する検証ワークフロー ERPシステムにおいて、最もコストのかかるミスの一つは、誤ったデータをそのまま先へ流してしまうことです。その影響はすぐには現れません。後になって明らかになります。

• データ照合作業の際に 

• レポート作成時に 

• 監査対応時に 

心当たりのある例も多いのではないでしょうか。

• 取引データに必要な項目が入力されていない 

• 与信限度額が適切に反映されていない 

• マスターデータが誤って更新される 

後でエラーを修正する代わりに、検証ワークフローにより以下が保証されます。

• 問題を入力の段階で検知できる 

• 条件を満たしていない場合は処理を進められないようにする 

• データ品質を継続的に向上できる 

これこそが、自動化が統制やコンプライアンスの強化に直接つながるポイントです。

4. 不要な遅延を解消する自動投稿： 多くのシステムに見られる典型的なパターン：

• 文書の承認は完了している 

• しかし、転記処理が行われていない 

現段階では、決定待ちの案件はありません。システムは単に、誰かが次のステップを完了するのを待っているだけです。自動投稿ワークフローにより、その待ち時間が解消されます。条件が満たされると：

• システムが必要な処理を自動的に実行する 

• 手動で処理を開始する必要がない 

• 業務を止めることなく次の工程へ進められる 

これは、業務プロセスそのものを変えることなく、処理の遅れを減らす最もシンプルな方法の一つです。

5. 業務を円滑に進めるためのフォローアップワークフロー 記録を作成するのは簡単です。問題となるのは、その記録に基づいて行動を起こす段階で遅れが生じることです。

• 新規顧客が作成されたが、オンボーディングが遅れている 

• 受注が登録されたが、履行が開始されていない 

• 在庫の更新が行われたが、誰も反応しない 

これらはシステムの不具合ではありません。調整の不備です。フォローアップのワークフローにより、以下のことが保証されます。

• 必要な処理を自動的に開始する 

• 手作業による調整がなくても、関係するチームが連携できる 

• データや文書が作成されると、すぐに業務を開始できる 

特に取引量が増えてくると、こうした自動化の重要性はさらに高まります。

6. メモリへの依存を解消するスケジュールされたワークフロー： 予測可能なタスクもあります。

• 週次レポートの作成 

• 日次での確認作業 

• 月次のコンプライアンス対応 

しかし、多くのチームは依然として、誰かがそれらを覚えておくことに頼っています。これは、うまくいく間は問題ありませんが、うまくいかなくなると問題が生じます。スケジュール化されたワークフローにより、以下のことが保証されます：

• 業務を一貫して実行できる 

• 対応漏れを防げる 

• 手作業のリマインドに頼る必要がない 

これは高度な自動化の話ではありません。業務のルールや手順をシステムに組み込むということです。

多くの企業が依然として苦戦している点

こうしたワークフローを特定したとしても、その導入は予想以上に困難になることがよくあります。

なぜでしょうか。理由は次のとおりです。

• ワークフローは、実際のシナリオではなく、隔離された環境でテストされる 

• ステップ間の依存関係が正しくマッピングされていない 

• Outlook や Teams などの外部ツールが正しく統合されていない 

ここで、Microsoft Dynamics 365 Business Central のネイティブ機能と、Microsoft Power Automate などの拡張機能を組み合わせることが重要になってきます。

Business Centralの機能の範囲内で済ませるべき場合と、機能を拡張すべき場合

これを簡単に考える方法として

次のような場合は、Business Central 内で操作を続けてください。

• 業務プロセスは完全にERPを中心に構成されている 

• ユーザーが日常業務をBusiness Central内で行っている 

• 統制、入力チェック、承認が主な目的である 

次のような場合は、Power Automateで機能を拡張してください。

• ワークフローに社外の関係者が含まれる 

• TeamsやOutlookへ通知を送る必要がある 

• システム間でデータを連携する必要がある 

重要なのは、どちらもあらゆる場面で使うことではありません。それぞれの特性に合わせて使い分けることです。

多くのチームが見落としている、より重要な変化

ここで、考えてみる価値のある点があります。多くの企業はワークフローの構築に注力していますが、そのワークフローがユーザーにとってどのような体験となるかに焦点を当てている企業はごくわずかです。

• 利用者にとって分かりやすいか 

• 期待どおりに動作するか 

• 業務負荷を減らしているか、それとも増やしているか 

ここで、プロセスをどのように設計し、説明するかが極めて重要になります。現代のコンテンツが会話のような感覚を与える必要があるのと同様に、ワークフローも直感的で支援的なものでなければならず、硬直的で分かりにくいものであってはなりません。結局のところ、設定よりも導入が重要だからです。

おわりに

ワークフローの自動化は、しばしば誤解されています。それは複雑なシステムを構築することではありません。すでに活用しているプロセスから「摩擦」を取り除くことなのです。最大の改善は、手順を増やすことからは生まれません。下記の方法を見てみましょう。

• 処理の遅れをなくす 

• 手作業による対応を減らす 

• 業務の可視性を向上させる 

• 業務の一貫性を確保する 

もし御社のチームが、依然として承認待ちの状態が続いたり、手動で進捗状況を確認したり、記憶に頼ってプロセスを進めたりしているなら、その改善の余地はすでに明らかです。システムにはその能力があります。あとはワークフローをそれに合わせて改善するだけです。

シスアミック㈱は 当社は、Microsoft Dynamics 365 パートナーとして日本で広く信頼されており、現地に根差した専門知識とグローバルなテクノロジーを駆使して、企業のデジタルトランスフォーメーションを支援しています。Microsoft Dynamics 365 Business Central を専門とし、日本企業および日本で事業を展開するグローバル企業に対し、ERPの導入、クラウド移行、コンプライアンス対応、および近代化戦略の策定を支援しています。 当社のバイリンガルチームが、明確なコミュニケーションを確保し、日本特有の規制やビジネス環境へのシームレスな統合を実現します。Microsoft Azureの導入、Microsoft Copilotの展開、ハイブリッドワークスタイルの管理など、どのようなニーズに対しても、Sysamicは安全で拡張性が高く、将来を見据えたソリューションを提供します。

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